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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に金属プレス製品製造業においては、生産ラインの効率化や品質管理、顧客対応の迅速化が求められるため、ビジネスチャットが大きな効果を発揮します。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。金属プレス製品製造業では、現場とオフィス間の迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットの導入によりコミュニケーションのスピードが向上し、生産効率が大幅に改善されることが期待できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。金属プレス製品製造業では、製造指示や品質管理報告、納期調整など、様々な業務連絡が一元管理されることで、業務効率がさらに向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。金属プレス製品製造業では、特定の製品や工程に関する問題解決や改善提案が迅速に行えるため、品質向上やトラブルシューティングがスムーズに行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に金属プレス製品製造業では、現場での即時対応が求められる一方で、フォーマルな報告や記録も必要ですので、使い分けが重要です。儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。金属プレス製品製造業では、緊急連絡網やシフト調整などの用途で注意が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。金属プレス製品製造業では、契約内容や重要な取引情報などはメールや他の正式な手段でのやり取りが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。金属プレス製品製造業では、現場の作業効率化や情報共有が重要であるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化タイプが適しているかもしれません。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。金属プレス製品製造業では、取引先や顧客とのコミュニケーションも重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。金属プレス製品製造業においては、以下の他カテゴリとの連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。現場の状況をリアルタイムで共有し、迅速な意思決定が可能です。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。生産計画や品質管理タスクの進捗管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。生産ラインの変更や新規プロジェクトの承認プロセスがスムーズに行えます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。シフト管理や出勤確認が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。現場作業員の経費申請が迅速に処理されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を見逃さずに対応できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。金属プレス製品製造業では、取引先や顧客の訪問が多い場合に特に有効です。 以上のポイントを踏まえ、金属プレス製品製造業に最適なビジネスチャットツールを選定してください

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