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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に金属線製品製造業では、製造プロセスや品質管理においてリアルタイムな情報共有が求められるため、ビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

金属線製品製造業においては、迅速な対応が品質管理や生産効率の向上に直結します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。金属線製品製造業においては、生産スケジュール、品質管理、在庫管理、技術的なトラブルなど、多岐にわたる情報が必要となりますが、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。金属線製品製造業においては、品質トラブルや生産ラインの改善提案など、特定の話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが重要視される場合や、フォーマルな書類の送付にはメールが適しています。金属線製品製造業でも、取引先との正式な連絡にはメールを、日常的な連絡にはチャットを使い分けることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。金属線製品製造業においても、大規模な部門や全社員への一斉連絡にはメールが適している場合があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。金属線製品製造業では、顧客や規制当局との正式なやり取りはメールや他のフォーマルな手段を用いるべきです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。金属線製品製造業では、製造スケジュールや品質管理など多岐にわたる情報を一元管理するため、グループウェアタイプが有効な場合もありますが、他ツールとの連携が重要な場合はチャットに特化したタイプも検討が必要です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。金属線製品製造業では、顧客やサプライヤーとの緊密な連携が求められるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。金属線製品製造業では、以下のようなシステム連携が特に役立ちます。 ・web会議システム ・タスク管理ツール ・ワークフローシステム ・勤怠管理システム ・経費精算システム ・チャットボット ・メールソフト ・受付システム これらの連携を通じて、製造プロセスの効率化や品質管理の向上を図ることができます

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