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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。ボイラ・原動機製造業では、プロジェクト管理や製造ラインの効率化、メンテナンススケジュールの共有など、多岐にわたるコミュニケーションの迅速化が求められます。アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、セキュリティを確保しつつ、必要な情報を迅速に共有することが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ボイラ・原動機製造業では、製造ラインのトラブル対応や迅速な意思決定が求められるため、このスピードは非常に重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。ボイラ・原動機製造業では、複数のシステムやツールを使用することが一般的ですが、ビジネスチャットを中心に情報を集約することで、確認の手間を省き、生産性を向上させることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ボイラ原動機製造業では、製品の仕様変更や品質管理など、特定の話題ごとにメッセージを集約することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。ボイラ・原動機製造業でも、儀礼的なやり取りや正式な文書のやり取りはメールで行い、迅速な連絡やチーム内の情報共有はチャットで行うなど、明確な使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。ボイラ・原動機製造業では、製造現場のスタッフ全員に一斉に情報を共有する必要がある場合、メールのBCC機能が有効です。一方で、特定のプロジェクトチーム内での迅速な連絡にはチャットが適しています。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。ボイラ原動機製造業でも、契約内容や公式な文書のやり取りにはメールを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ボイラ・原動機製造業では、製造ラインの管理やプロジェクト管理に特化したツールとの連携が求められるため、チャットに特化したタイプが適している場合があります。一方で、メール、カレンダー、タスク管理なども一元管理したい場合は、グループウェアタイプも検討する価値があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。ボイラ・原動機製造業では、サプライヤーやクライアントとの迅速なコミュニケーションが求められるため、以下の2つのパターンを理解して適切な製品を選びましょう。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなど。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなど。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ボイラ・原動機製造業では、以下の連携が特に有効です。 web会議システム: 現場とオフィス間の迅速な会議をサポート。 タスク管理ツール: 製造プロセスやメンテナンススケジュールの管理。 ワークフローシステム: 承認プロセスの効率化。 勤怠管理システム: 労働時間の管理と通知。 経費精算システム: 経費処理の効率化。 チャットボット: よくある質問やトラブルシューティング。 メールソフト: 重要な連絡の一元管理。 受付システム: 来客通知の効率化。 以上のポイントを踏まえて、ボイラ・原動機製造業に最適なビジネスチャットを選定し、業務の効率化とコミュニケーションの改善を目指しましょう

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