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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に建築・鉱山機械製造業では、多岐にわたるプロジェクトや部門間の連携が求められるため、ビジネスチャットはその要件に応じた効率的なコミュニケーション手段として非常に有用です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。建築・鉱山機械製造業では、リアルタイムでの迅速な意思決定が求められる場面が多いため、ビジネスチャットによる迅速なコミュニケーションは非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。建築・鉱山機械製造業においては、多数のプロジェクトや現場が同時進行するため、一元化された情報管理が重要です。各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。建築鉱山機械製造業では、設計変更や現場のトラブルシューティングなど、特定の話題について集中的に議論する場面が多くあります。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、建築・鉱山機械製造業では、フォーマルな報告書や契約関連の文書はメールで送ることが多いため、チャットとの使い分けをしっかりと定義しておくことが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。建築・鉱山機械製造業の大規模プロジェクトで全体連絡を必要とする場合、メールとの使い分けを検討するのが良いでしょう。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。建築鉱山機械製造業では、契約関連や重要なプロジェクト報告などはメールで行うべきです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。建築・鉱山機械製造業では、多機能なグループウェアが一元管理に適している場合もありますが、チャットに特化したタイプは他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。特に建築・鉱山機械製造業では、サプライヤーやクライアントとの連携が重要なため、以下の2つのパターンのいずれかを検討する価値があります。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなどが該当します。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。建築・鉱山機械製造業において特に有用な連携カテゴリは以下です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらの連携により、複数のツールを一元管理し、業務効率を大幅に向上させることができます

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