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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に金属加工機械製造業では、製造工程の効率化や品質管理のために、迅速かつ正確な情報共有が求められます。ビジネスチャットにはアカウント管理機能もあり、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、機密情報の保護や、特定のプロジェクトに集中したコミュニケーションが可能になります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

金属加工機械製造業では、迅速な対応が求められる場面が多々あります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、製造ラインでのトラブル対応や、緊急の仕様変更にも素早く対応できます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。金属加工機械製造業においては、製造スケジュールや品質管理の情報、設備のメンテナンス通知など、多岐にわたる情報を一元管理することで、業務の効率化が図れます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。金属加工機械製造業では、特定の部品の製造過程や不具合の解決策について、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ技術者を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、金属加工機械製造業のように、品質保証や取引先とのフォーマルなコミュニケーションが重要な場面では、ビジネスチャットのカジュアルな特性が適さない場合があります。このため、どの場面でビジネスチャットを使用し、どの場面でメールを使用するかを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体への通知や、全社員に対する重要な連絡はメールの方が適している場合があります。ビジネスチャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があり、手間がかかることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。金属加工機械製造業では、契約書や品質保証書類などのフォーマルなやり取りはメールや専門の文書管理システムを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。金属加工機械製造業では、製造管理システムや品質管理システムとの連携が求められることが多いため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。金属加工機械製造業では、取引先やサプライヤーとの連絡も重要なため、社外とのやりとりが円滑に行える製品を選ぶことが必要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。金属加工機械製造業では、以下のような他カテゴリツールとの連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。技術者や設計者がリモートで会議を行う際に便利です。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造プロセスの進行管理やメンテナンススケジュールの確認に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあり、製造現場での迅速な意思決定をサポートします。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあり、従業員の勤怠管理が簡便になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製造現場での経費管理が効率的に行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することで、金属加工機械製造業における情報の一元管理が可能になります。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。訪問者の待ち時間を短縮し、スムーズな受付対応が可能になります

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