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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。繊維機械製造業においても、ビジネスチャットは設計部門、製造部門、営業部門などの各部署間での情報共有や迅速なコミュニケーションを促進するために非常に有効です。特に、異なるプロジェクトメンバーや部門間での連絡が多い中で、アカウント管理機能によりアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。繊維機械製造業では、製造ラインのトラブルや部品の手配など、迅速な対応が求められるシーンが多く、ビジネスチャットを導入することでコミュニケーションのスピードを大幅に向上させることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションも許容されるため、現場のスタッフとのコミュニケーションも円滑に行えます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。繊維機械製造業においては、製造スケジュール、品質管理、部品の在庫状況など、様々な情報を一元管理することで業務の効率化が図れます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。繊維機械製造業では、例えば新しい機械の導入や現場での技術的な問題など、特定のトピックに関するディスカッションが重要です。話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、専門知識を持つ人を迅速に探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、繊維機械製造業のように伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重要視される場合もあり、チャットが馴染まないケースもあります。このため、チャットとメールの使い分けを明確にし、各ツールの利点を最大限に活用するための教育が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。繊維機械製造業のように複数の工場や拠点が存在する場合、全員に同じメッセージを伝えるにはメールの方が効率的なこともあります。ただし、グループ機能を活用することで、特定のプロジェクトチームや部門ごとに連絡を取ることは十分に可能です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。繊維機械製造業においても、契約書や重要な技術情報のやり取りはメールや専門のドキュメント管理システムを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。繊維機械製造業では、特に製造現場や営業部門など、部門間の連携が重要な場合、グループウェアタイプが適していることがあります。これにより、メール、カレンダー、タスク管理などの機能を一つのツールで管理することができ、業務効率を向上させることが可能です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。繊維機械製造業では、取引先やサプライヤーとの連絡が頻繁に行われるため、社外とのやりとりがスムーズに行えるツールを選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。繊維機械製造業では、特定のプロジェクトや取引先ごとにトークルームを作成することで、情報の整理が容易になります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。特に、プロジェクトベースでのやり取りが多い場合に有効です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。繊維機械製造業において特に有効な連携は以下の通りです。 ・web会議システム 現場と本社、あるいは国内外の拠点間での会議が必要な場合、ビジネスチャットとweb会議システムの連携が役立ちます。チャットから直接会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール 製造スケジュールやプロジェクト管理において、タスクの進捗や期限をチャットで通知することで、担当者が確実に把握できます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、製造工程や品質管理の承認プロセスが迅速に行われます。 ・勤怠管理システム 工場勤務のスタッフの勤怠状況をチャットでリアルタイムに把握することが可能です。 ・経費精算システム 出張や材料費の経費精算を迅速に行うためにチャットで通知することができます。 ・チャットボット 製造現場での問い合わせ対応や、共有ファイルの迅速な参照などが可能です。 ・メールソフト 重要な連絡や取引先とのやり取りを一元管理するために、メールとチャットの連携が役立ちます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届くことで、訪問者対応がスムーズに行えます。 ビジネスチャットを効果的に活用することで、繊維機械製造業の業務効率とコミュニケーションの質を大幅に向上させることができます

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