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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。民生用電気機械器具製造業においては、複数のプロジェクトや部門が連携して作業を進めることが多いため、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能なビジネスチャットは非常に有用です。特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあり、情報のセキュリティや効率的な情報共有を実現します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

民生用電気機械器具製造業では、迅速な意思決定が競争力を左右します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。民生用電気機械器具製造業では、製品開発から生産、品質管理まで多岐にわたる業務が行われますが、これらの連絡をビジネスチャットに集約することで、効率的な情報共有が実現します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新製品の開発に関する情報を一箇所に集約し、関連するエンジニアやマーケティング担当者が簡単に情報を検索できるようになります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、民生用電気機械器具製造業では、フォーマルな文書や契約関連のやりとりはメールで行い、日常的なコミュニケーションやプロジェクトの進捗確認はビジネスチャットを使うといった使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。民生用電気機械器具製造業では、全社的なアナウンスや重要な通知はメールで行い、プロジェクト単位や部門単位の連絡はビジネスチャットを活用するのが効果的です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、法的な文書や契約関連のやりとりはメールや専門の文書管理システムを利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。民生用電気機械器具製造業では、製品開発や品質管理など多岐にわたる業務があるため、他のツールとの連携が容易なチャットに特化したタイプが特に有用です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。民生用電気機械器具製造業では、サプライヤーや外部の技術パートナーとの連携が重要ですので、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことがポイントです。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。特に民生用電気機械器具製造業では、以下の連携が重要です。 **web会議システム**: 製品開発会議や品質管理レビューなど、頻繁な会議が必要な業界です。web会議の開始通知がチャットに届くことで、スムーズな会議進行が可能です。 **タスク管理ツール**: プロジェクト進捗管理や製品開発スケジュールのリマインダーとして利用できます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定をサポートします。 その他、勤怠管理システムや経費精算システム、チャットボットなど、製造業の特性に合ったシステムと連携することで、業務効率を大幅に向上させることができます。 このように、民生用電気機械器具製造業に特化した視点でビジネスチャットの導入を考えることで、業務効率化や情報共有の改善が期待できます

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