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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に電子・通信機器用部品製造業では、製品の設計、製造、品質管理など多くの部門が協力し合う必要があるため、迅速な情報共有が求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。製造業特有の機密情報を保護しつつ、効率的なコミュニケーションが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。電子・通信機器用部品製造業では、緊急対応や迅速な意思決定が求められる場面が多く、ビジネスチャットを活用することで、コミュニケーションのスピードを劇的に向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、製造ラインの状況や品質検査の結果など、様々な情報を一元管理することで、業務の効率化が図れます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。電子通信機器用部品製造業では、特定の部品や工程に関する知識を持つ専門家を迅速に見つけ出し、効率的に問題解決を図ることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製造業の多くの従業員が従来のメール文化に慣れている場合、適切な使い分けを教育する必要があります。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。電子・通信機器用部品製造業では、製造ライン全体や全社的な連絡が必要な場合もあるため、メールと併用することで対応することが重要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製品の承認プロセスや契約関連のやり取りは、メールや他の正式な手段を利用することが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。電子・通信機器用部品製造業では、複数のツールと連携して効率化を図ることが多いため、どちらが自社の業務フローに適しているかを検討することが重要です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。電子・通信機器用部品製造業では、サプライヤーや顧客とのコミュニケーションも重要であり、以下の2つのパターンが考えられます。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、サプライチェーン全体の情報を一元管理することができます。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。特にプロジェクトベースでの外部協力者との連携が求められる場合に有効です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。以下は電子・通信機器用部品製造業に特に有用な連携例です。 web会議システム 海外の製造拠点との会議や、設計・開発チームとのビデオ会議を迅速に行えます。 タスク管理ツール 製造プロセスやプロジェクトの進捗をリアルタイムで追跡することができます。 ワークフローシステム 承認プロセスを効率化し、製造ラインでの迅速な意思決定を支援します。 勤怠管理システム シフト管理や作業時間の把握が容易になります。 経費精算システム 出張費や材料費の精算が迅速に行えます。 チャットボット 各種問い合わせに迅速に対応し、業務の効率化を図ります。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することで、重要な連絡を見逃さないようにします。 受付システム 来客通知がチャットに届き、訪問者対応が迅速に行えます。 電子・通信機器用部品製造業において、ビジネスチャットを導入することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。適切な選定と運用を行い、競争力を高めましょう

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