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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。輸送用機械器具製造業においては、設計部門、製造部門、品質管理部門など、複数の部門間での迅速な情報共有が重要です。ビジネスチャットを導入することで、リアルタイムのコミュニケーションが可能となり、プロジェクトの進捗や問題解決を迅速に行うことができます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。輸送用機械器具製造業では、設計変更や製造ラインのトラブルなど、迅速な対応が求められる場面が多いです。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、製造工程の進捗状況や品質管理の結果を一元的に把握することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。輸送用機械器具製造業では、特定の部品や製造プロセスに関する専門的な知識が必要な場合があります。話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つエキスパートを迅速に見つけ出すことができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、輸送用機械器具製造業では、フォーマルなコミュニケーションが必要な場面も多いため、メールとチャットの使い分けを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、大規模な製造ラインや全社的な連絡が必要な場合、メールのBCC機能が有効です。しかし、プロジェクトチームや部門ごとの連絡にはチャットが適しています。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。輸送用機械器具製造業では、契約や重要な技術的なやり取りなど、正式な記録が必要な場合はメールを使用することが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。輸送用機械器具製造業では、他の業務ツールとの統合が重要であるため、どちらのタイプが自社の業務フローに適しているかを検討する必要があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。輸送用機械器具製造業では、サプライヤーや外部の技術パートナーとのコミュニケーションも重要です。以下の2つのパターンの使い分けを検討してください。 トークルーム作成型：プロジェクト単位での外部パートナーの参加が必要な場合に適しています。 ゲスト参加型：特定の外部パートナーとの継続的なやり取りが必要な場合に適しています。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。輸送用機械器具製造業では、以下のシステム連携が特に重要です。 web会議システム：遠隔地の工場やサプライヤーとの会議を迅速に行うことができます。 タスク管理ツール：製造プロセスや品質管理のタスクを効率的に管理できます。 ワークフローシステム：承認プロセスの迅速化に寄与します。 勤怠管理システム：工場勤務者の労働時間の管理が容易になります。 経費精算システム：従業員の出張経費などの管理に役立ちます。 チャットボット：技術的な問い合わせやトラブルシューティングを自動化できます。 メールソフト：重要な連絡を一元化し、見逃しを防止します。 受付システム：訪問者の管理を効率化し、対応時間を短縮します。 輸送用機械器具製造業において、ビジネスチャットの導入は業務効率の向上とコミュニケーションの迅速化に寄与します。適切なツールを選定し、自社の業務フローに最適な形で導入することが成功の鍵となります

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