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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に鉄道車輌・同部品製造業では、プロジェクトの進行状況や技術的な問題の共有がスムーズになります。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、プロジェクトの機密情報を安全に管理することができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。鉄道車輌・同部品製造業では、迅速な意思決定が求められる場面が多く、スタンプや簡潔な返信などカジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。鉄道車輌・同部品製造業では、設計変更や製造進捗の報告など多岐にわたる情報を一元管理することで、業務効率を大幅に向上させることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。鉄道車輌同部品製造業では、技術的な問題やプロジェクトの進捗状況など、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ技術者を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に鉄道車輌・同部品製造業では、フォーマルな報告書や契約関連の連絡はメールで行う一方、日常的な連絡はチャットで行うといった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ラインの全従業員に一斉に通知を行いたい場合、メールのBCC機能を利用する方が効率的である場合があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。鉄道車輌同部品製造業では、製品仕様書の確認や契約書のやり取りなど、正式な記録が必要な場合はメールを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。鉄道車輌・同部品製造業では、プロジェクト管理や技術情報の連携が重要であるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。鉄道車輌・同部品製造業では、サプライヤーや顧客との技術的な打ち合わせや進捗確認など、多くの場面で社外とのコミュニケーションが必要となります。トークルーム作成型やゲスト参加型の製品を選ぶことで、効率的にコミュニケーションを図ることができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。鉄道車輌・同部品製造業では、以下のような他カテゴリとの連携が特に有効です。 **web会議システム**: 技術的な打ち合わせや進捗報告の際に、web会議の開始通知がチャットに届き、その通知から直接参加することができます。 **タスク管理ツール**: プロジェクトのタスク管理や進捗確認がチャットを通じて行えるため、効率的に業務を進めることができます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、迅速な意思決定が可能になります。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届くことで、現場の作業員の勤怠管理がスムーズに行えます。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、経費管理が効率化されます。 **チャットボット**: 技術的な問い合わせや過去の会話の参照がスムーズになるため、知識の共有が容易になります。 これらのポイントを考慮して、鉄道車輌・同部品製造業に最適なビジネスチャットツールを選定することで、業務効率を大幅に向上させることができます

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