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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。船舶用機関製造業においては、製造現場、設計部門、品質管理、営業部門など多岐にわたる部門間の迅速な連絡が求められます。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に船舶用機関製造業では、設計変更や品質トラブルなど迅速な対応が求められる場面で、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。製造現場の進捗管理や部品の在庫状況など、重要な情報を一元管理することで、効率的な業務運営が実現します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。船舶用機関製造業では、特定の技術的な課題や品質管理の問題に対して、専門知識を持つ人を迅速に見つけ出し、対応策を協議することが容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製造業界ではフォーマルな報告や公式な連絡が求められる場面が多いため、チャットのカジュアルさが馴染まないケースもあります。チャットとメールの使い分けを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。船舶用機関製造業のように、多くの部署やチームが関与する大規模プロジェクトでは、全員に迅速に情報を伝える手段としてメールを併用することが必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に製造業の契約や公式な報告書など、記録が重要となる場面ではメールや専用のドキュメント管理システムの使用が推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。船舶用機関製造業のように多機能を求める場合、グループウェアタイプが便利です。一方、特定の機能に特化したツールを求める場合は、チャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。船舶用機関製造業では、サプライヤーや顧客との連絡も頻繁に行われるため、以下のようなパターンの製品が適しています。 トークルーム作成型：LINEやChatworkなど、複数のプロジェクトや取引先とのやり取りを一元管理できます。 ゲスト参加型：Microsoft Teams、Slackなど、社内外の連携をスムーズに行えます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。船舶用機関製造業では、以下の連携が特に重要です。 web会議システム：設計会議や品質会議を迅速に開催できます。 タスク管理ツール：プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握できます。 ワークフローシステム：承認プロセスを効率化し、業務のスピードアップが図れます。 勤怠管理システム：製造現場の勤怠管理を簡略化できます。 経費精算システム：経費の申請・承認を円滑に行えます。 チャットボット：技術的な問い合わせやトラブルシューティングを迅速に行えます。 メールソフト：重要な連絡を一元管理できます。 受付システム：訪問者の対応を効率化できます。 これらのポイントを考慮して、船舶用機関製造業に最適なビジネスチャットツールを選定することで、業務の効率化とコミュニケーションの改善が実現します

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