ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に測定器・試験機器製造業においては、製品の開発やテストプロセスで迅速なコミュニケーションが求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、機密性の高い情報を確実に守りながら、効率的に業務を進めることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。測定器・試験機器製造業では、特にテスト結果の速報や計測データの共有が迅速に行えるため、製品の品質向上や開発スピードの向上に寄与します。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。測定器や試験機器の稼働状況やメンテナンス情報を一元管理することが可能となり、効率的な運用が実現します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。測定器や試験機器の技術的なディスカッションや問題解決に役立ち、知識の共有が容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、測定器・試験機器製造業のような高度な技術と厳格なプロセスが求められる業界では、どの情報をチャットで伝達し、どの情報をメールで記録として残すかを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。測定器や試験機器の使用者全員に緊急の連絡をする場合はメールが適しています。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。測定器や試験機器の購入先や顧客との正式なやり取りや契約内容の確認などは、メールを使用する方が適切です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。測定器・試験機器製造業では、プロジェクト管理やデータ共有が重要となるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが向いている場合が多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。測定器・試験機器製造業においては以下の連携が特に重要です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。遠隔地の技術者や顧客との会議がスムーズに行えます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。プロジェクト管理が効率化されます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。迅速な意思決定が可能となります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。訪問者の待ち時間も短縮されます。 測定器・試験機器製造業において、これらの連携機能を活用することで、業務効率が大幅に向上し、迅速かつ効率的な運用が実現します
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