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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。測量機械器具製造業では、現場とオフィス間の迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットの導入は特に有効です。例えば、アカウント管理機能を利用して、プロジェクトごとにアクセス権限を設定し、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。測量機械器具製造業では、現場での迅速な対応が求められるため、このスピード感は大きなメリットです。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。測量機械器具製造業では、設計図の確認、現場からの報告、顧客とのやり取りなど、多くの情報を一元管理できるため、効率的な業務遂行が可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。測量機械器具製造業では、技術的な問題解決や新製品開発において、専門知識を持つスタッフを迅速に見つけ出し、効率的に情報を共有することができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。測量機械器具製造業では、技術的な仕様書や正式な報告書はメールで送る一方で、日常的なコミュニケーションや現場からの速報はチャットを利用する、といった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新製品の一斉通達や重要な技術情報の共有などは、メールの方が適しているかもしれません。測量機械器具製造業では、大規模なプロジェクトや多くの部門が関与する業務が多いため、その点を考慮する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。測量機械器具製造業での契約関連のやり取りや、重要な技術仕様の確認などは、メールや公式文書を利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。測量機械器具製造業では、設計図の共有や技術情報の管理が求められるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適している場合があります。一方で、全体の業務効率を考えるとグループウェアタイプも選択肢に入ります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。測量機械器具製造業では、顧客やサプライヤーとの連携が重要であるため、以下の2つのパターンのうち、自社に適した方法を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。情報の整理が必要になりますが、1つのアカウントですべての情報を見ることができます。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。測量機械器具製造業では、以下のような連携が特に有用です。 web会議システム 現場からの報告や設計チームとの打ち合わせに迅速に参加できます。 タスク管理ツール プロジェクトの進捗管理やデッドラインのリマインダーが便利です。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに届き、迅速な対応が可能です。 勤怠管理システム 労働時間の管理や現場スタッフのシフト管理に役立ちます。 経費精算システム 経費精算の承認依頼や決済通知がチャットに届きます。 チャットボット 技術的な問い合わせや過去の設計図の検索などに利用できます。 メールソフト メールでの重要連絡もチャットで通知され、コミュニケーションを一元管理できます。 受付システム 来客通知がチャットに届き、訪問者への対応がスムーズになります。 測量機械器具製造業では、これらの連携機能を活用することで、業務の効率化と情報共有の迅速化を実現できます

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