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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に医療用機械器具用品製造業においては、製品の複雑さや規制の厳しさから、迅速かつ正確な情報共有が求められます。ビジネスチャットのアカウント管理機能を活用することで、アクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、機密性の高い情報も安全に扱うことができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。医療用機械器具用品製造業では、製品の開発や改良、品質管理などの業務が日々発生します。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットを活用することで、コミュニケーションのスピードを向上させ、迅速な意思決定と対応が可能になります。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。医療用機械器具用品製造業では、品質管理システム、在庫管理システム、製造スケジュール管理など多数のツールを使用することが一般的です。ビジネスチャットを中心にこれらのツールを連携させることで、必要な情報を一箇所で確認でき、効率的な業務運営が実現します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。医療用機械器具用品製造業では、製品開発や品質改善など特定のテーマに関する情報交換が頻繁に行われます。チャットを活用することで、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を迅速に探し出すことができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に医療用機械器具用品製造業では、規制や品質保証の観点からフォーマルなコミュニケーションが求められる場面が多いです。チャットとメールの使い分けを明確にすることで、それぞれの強みを最大限に活用できます。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新製品のリリース情報や重要な規制変更など、大人数に一斉に伝える必要がある場合は、メールの方が適しています。しかし、日常的な業務連絡やプロジェクトチーム内での迅速なやり取りには、ビジネスチャットが非常に有効です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。医療用機械器具用品製造業では、規制対応や品質保証のために、正式な記録を残す必要がある場合があります。こうした場合には、メールや専用の記録管理システムを併用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。医療用機械器具用品製造業では、複数の業務ツールを一元管理できるグループウェアタイプが便利な場合もありますが、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型も有力な選択肢です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。医療用機械器具用品製造業では、サプライヤーや規制当局、顧客との連携も重要です。以下の2つのパターンの社外とのやりとり方法を考慮して製品を選びましょう。 トークルーム作成型 ゲスト参加型

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。特に医療用機械器具用品製造業では、以下のツールとの連携が重要です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらの連携により、業務効率を大幅に向上させることが可能です

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