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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特にペン・鉛筆事務用品製造業においては、製品開発や生産管理、営業活動など多岐にわたる業務があり、効率的なコミュニケーション手段が求められます。ビジネスチャットのアカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

ペン・鉛筆事務用品製造業では、製品設計や生産スケジュールなど、迅速な情報共有が求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ペン・鉛筆事務用品製造業では、多くのツールやシステムが使用されます。ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、情報の見落としが減少し、業務効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。製品デザインや品質管理など、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが必要な場合や、正式な承認が必要な場合には、メールの方が適しています。ペン・鉛筆事務用品製造業では、重要な取引先や顧客との連絡にはメールを使い、内部の迅速な連絡にはチャットを使うといった使い分けを検討することが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全社的な重要な通知や連絡はメールで行う方が適しています。ペン・鉛筆事務用品製造業では、製造ラインのスタッフ全員に一斉に通知を送る際には、メールや専用の通知システムを併用することが考えられます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。ペン鉛筆事務用品製造業では、契約内容の確認や正式な取引先とのやり取りにはメールや文書を利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ペン・鉛筆事務用品製造業では、製品開発や生産管理などで様々なツールが必要となるため、グループウェアタイプの方が一元管理に適している場合があります。一方、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製品開発や品質保証などで取引先やサプライヤーとの連絡が頻繁なペン・鉛筆事務用品製造業では、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ペン・鉛筆事務用品製造業では、以下の連携が特に重要です。 **web会議システム**: 製品開発や営業会議での使用が頻繁なため、web会議システムとの連携は重要です。 **タスク管理ツール**: 生産スケジュールやプロジェクト管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 承認プロセスや品質管理に使用できます。 **勤怠管理システム**: 製造現場の勤怠管理に役立ちます。 **経費精算システム**: 営業部門や出張が多い部門では特に重要です。 **チャットボット**: 業務効率の向上に役立ちます。 **メールソフト**: メールとの一元管理が可能になります。 **受付システム**: 来客通知の効率化が図れます。 これらのポイントを踏まえて、自社の業務フローに最適なビジネスチャットを選定することが、ペン・鉛筆事務用品製造業の効率化に繋がります

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