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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。 漆器製造業においては、伝統的な製造工程と現代のビジネスツールを融合させることが重要です。ビジネスチャットを導入することで、職人同士のコミュニケーションや在庫管理、納期の調整がスムーズに行えるようになります。また、顧客や取引先との連絡も効率化され、迅速な対応が可能になります。

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導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。 漆器製造業では、製造工程が多岐にわたり、職人同士の連携が求められます。ビジネスチャットを活用することで、製造工程の進捗や急な変更点を迅速に共有でき、製品の品質や納期を確保することができます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。 漆器製造業では、材料の入荷状況や製品の在庫状況、納品スケジュールなど多くの情報を管理する必要があります。ビジネスチャットを導入すれば、これらの情報を一元的に管理し、業務の効率化とミスの防止に繋がります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。 漆器製造業では、技術的な知識や経験が重要です。特定の技術に関する話題をチャットで共有することで、職人間の知識の共有が進み、技術の向上や問題解決が迅速に行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。 漆器製造業でも、フォーマルなコミュニケーションが求められる場面と、迅速なやり取りが必要な場面があります。これらを適切に使い分けることで、業務の効率を最大限に引き出すことができます。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。 漆器製造業の規模が大きい場合や、複数の職人やチームが関わるプロジェクトでは、この点に注意が必要です。一方で、少人数のチームやプロジェクトであれば、ビジネスチャットの方が適しています。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。 漆器製造業では、顧客との正式なやり取りや契約書類などの重要な情報は、メールや他の正式な手段で行うことが望ましいです。一方で、日常的なやり取りや迅速な対応が求められる業務にはビジネスチャットが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。 漆器製造業でのニーズに応じて、チャットに特化したタイプを選ぶことで、製造工程や在庫管理、顧客対応が効率化されます。一方で、グループウェアタイプを選ぶことで、全体の業務管理が一元化され、業務の見える化が進むでしょう。

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社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 **トークルーム作成型** 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 **ゲスト参加型** 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。 漆器製造業では、顧客や取引先とのスムーズなコミュニケーションが重要です。トークルーム作成型であれば、複数のプロジェクトや取引先ごとにトークルームを設けて管理しやすくなります。ゲスト参加型であれば、顧客や取引先が参加しやすく、情報の整理もスムーズです。

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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 **web会議システム** web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 **タスク管理ツール** タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **ワークフローシステム** 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 **勤怠管理システム** 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 **経費精算システム** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット** ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **メールソフト** メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 **受付システム** 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。 漆器製造業では、製造工程の管理や在庫管理、顧客対応など多岐にわたる業務が発生します。これらの業務を効率化するために、ビジネスチャットと他のシステムとの連携を検討することが重要です。例えば、タスク管理ツールやワークフローシステムとの連携を組み合わせることで、製造工程の進捗や承認プロセスをスムーズに行えます

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