上水道業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。上水道業においては、現場のスタッフや管理部門、さらには外部の業者との迅速なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットはこのようなニーズに応え、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能です。これにより、特定のプロジェクトメンバーや部門同士のみでメッセージの交換を行うことができ、効率的な情報共有が実現します。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
上水道業では、迅速な対応が求められる場面が多々あります。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場スタッフとのスムーズなやり取りが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。上水道業においては、設備のメンテナンスや緊急対応など、複数のシステムからの通知が必要になることが多いですが、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認できる点が大きなメリットです。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。上水道業では、特定のプロジェクトや問題に関するメッセージが集約されるため、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。上水道業では、現場からの緊急報告や連絡が頻繁に行われるため、この違いを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。上水道業では、全社員や複数部門への一斉連絡が必要な場合もあるため、この点を考慮して導入する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。上水道業においても、重要な連絡や報告はメールなど他の手段を併用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。上水道業では、現場との迅速な連携が求められるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合が多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
上水道業では、外部業者や自治体とのやり取りが頻繁に発生します。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。上水道業においても、以下のような連携が特に重要です。 web会議システム 現場スタッフとのリモート会議が必要な場合、web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 タスク管理ツール 設備の点検や修理などのタスク管理が必要な場合、タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 勤怠管理システム 現場スタッフの勤怠管理に関する通知がチャットに届き、チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト 重要なメールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。これにより、訪問者の待ち時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。 上水道業においては、現場の迅速な対応や外部との連携が求められるため、上記のポイントを踏まえてビジネスチャットツールを選定することが重要です
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