貨物軽車輌運送業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。貨物軽車輌運送業では、運送スタッフ、倉庫スタッフ、管理部門など異なる部署や場所で働く人々とのスムーズなコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットは、これらの部門間の連携を強化し、迅速な情報共有が可能です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。貨物軽車輌運送業では、リアルタイムでの情報共有が重要です。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、緊急連絡や配送状況の報告が迅速に行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、配送管理システムや在庫管理システムと連携することで、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、運送スタッフが複数のシステムをチェックする手間を省けます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、特定のルートや顧客に関する情報を集約することで、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ運送スタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。貨物軽車輌運送業では、フォーマルな連絡はメール、緊急連絡や日常的な連絡はチャット、といった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全運送スタッフに一斉に連絡する場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、契約内容や重要な指示などはメールで記録を残すことが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。貨物軽車輌運送業では、リアルタイムでの連絡が求められるため、チャットに特化したタイプが適していますが、他の業務ツールとの連携が必要な場合はグループウェアタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。貨物軽車輌運送業では、顧客や協力会社との連絡も重要です。例えば、LINEやChatworkなどの製品はトークルーム作成型で、Microsoft TeamsやSlackはゲスト参加型です。自社の業務フローに合った方式を選びましょう。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。貨物軽車輌運送業では、以下の連携が特に有効です。 **配送管理システム**: 配送スケジュールやルート変更の通知がチャットに届きます。 **在庫管理システム**: 在庫状況や入出庫の通知がチャットに届きます。 **タスク管理ツール**: 配送タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります
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