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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。海洋運輸業では、船舶の運航状況や積荷の情報、港湾との連絡などリアルタイムでの情報共有が求められるため、ビジネスチャットの活用が特に効果的です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。海洋運輸業では、船舶の運航状況や緊急の指示が頻繁に発生するため、スタンプや簡潔な返信などのカジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは、迅速な対応が求められる現場において非常に有効です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。海洋運輸業では、各部署や船舶、港湾当局など多くの関係者との連絡が必要であり、ビジネスチャットを中心に情報を集約することで効率的な運用が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。海洋運輸業では、特定の船舶や航路に関する情報を共有する際に、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。海洋運輸業では、フォーマルな報告書や契約書のやりとりにはメールが適していますが、日常の連絡や迅速な指示にはチャットが適しています。これを明確に区別することが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。海洋運輸業のように多くのスタッフが関わる業務では、この点に留意する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。海洋運輸業では、契約や法的な文書のやり取りはメールや他の正式な手段を用いるべきです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。海洋運輸業では、船舶管理や運航スケジュールなど多岐にわたる業務を一元管理するため、グループウェアタイプが適している場合もあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。海洋運輸業では、船舶会社、港湾当局、顧客など多くの外部関係者との連絡が必要です。以下の2つのパターンの製品を検討すると良いでしょう。 **トークルーム作成型**: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 **ゲスト参加型**: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。海洋運輸業においては、以下のシステム連携が特に有用です。 **web会議システム**: 船舶や港湾の関係者と迅速に会議を行うための通知がチャットに届きます。 **タスク管理ツール**: 船舶の運航スケジュールやメンテナンスタスクの通知がチャットに届きます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **勤怠管理システム**: 船員の勤怠情報がチャットで確認できます。 **経費精算システム**: 海上での経費精算申請の承認依頼がチャットに通知されます。 **チャットボット**: 船舶の位置情報や積荷の状態確認など、即時に必要な情報を取得できます。 **メールソフト**: メールの受信通知がチャットに届きます。 **受付システム**: 港湾での来客通知がチャットに届きます。 海洋運輸業において適切なビジネスチャットを選ぶことで、効率的な情報共有と迅速な対応が可能になり、業務のスムーズな運営に寄与します

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