ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。通信附帯サービス業においては、特に顧客対応やサポート業務において迅速かつ効率的なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットの導入は非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。通信附帯サービス業においては、顧客からの問い合わせやトラブル対応が迅速に行えるため、顧客満足度の向上につながります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。通信附帯サービス業では、複数の顧客対応や内部プロジェクトを同時進行することが多いため、情報の一元管理は業務効率化に大いに貢献します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。通信附帯サービス業では、特定の顧客対応や技術的な問題解決に関する情報を迅速に共有することが重要です。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。通信附帯サービス業では、顧客とのフォーマルなやりとりが必要な場面も多いため、メールとビジネスチャットの使い分けを明確にすることが重要です。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。通信附帯サービス業では、大規模プロジェクトやイベント通知なども頻繁に行うため、この点に留意する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。通信附帯サービス業では、契約や重要な連絡事項をメールで行い、日常的な業務連絡や緊急対応はチャットで行うといった使い分けが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。通信附帯サービス業では、他の業務ツールとの連携が重要となるため、チャットに特化したタイプが特に有利です。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。通信附帯サービス業では、顧客や他社のパートナーとの連絡が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのどちらが適しているかを検討すると良いでしょう。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。通信附帯サービス業では、以下の他カテゴリとの連携が特に有用です。 web会議システム: web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 タスク管理ツール: タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ワークフローシステム: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 勤怠管理システム: 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット: ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 受付システム: 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります
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