ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。公衆浴場業のようなサービス業では、スタッフ間の迅速な連絡や予約管理、顧客対応などに特に役立ちます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、業務の効率化と情報の一元管理が実現します。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。公衆浴場業では、例えばフロントスタッフと清掃スタッフ、または管理者との迅速な連絡が求められるシーンが多々あります。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。公衆浴場業では、予約システムや顧客管理システムとの連携により、予約状況や顧客の特別なリクエストをスタッフ全員がリアルタイムで把握することが可能となります。これにより、サービスの質を向上させることができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。公衆浴場業では、例えば特定の設備のメンテナンスやイベントの企画など、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。公衆浴場業では、特に顧客からの問い合わせや予約確認などにはメールが適している一方で、スタッフ間の迅速な連絡にはチャットが有効です。適切な使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新しいキャンペーンの告知を全スタッフに対して行う場合、メールの方が適しているかもしれません。一方、特定のシフトに入っているスタッフへの連絡や、緊急対応にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。公衆浴場業では、例えば契約書のやり取りや重要な顧客連絡にはメールや他のフォーマルな手段を使用することが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。公衆浴場業では、予約管理や顧客対応など多岐にわたる業務を統合管理するため、グループウェアタイプが適しているケースもありますが、他ツールとの連携が豊富なチャット特化型も有効です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。公衆浴場業では、例えばイベント企画会社や設備メンテナンス業者との連絡が必要な場合に、以下の2つのパターンのどちらかが適しています。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどが該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。公衆浴場業では、以下の連携が特に有効です。 ・web会議システム スタッフや外部業者とのリモート会議の開始通知がチャットに届きます。 ・タスク管理ツール 設備メンテナンスや清掃タスクの進捗をリアルタイムで把握可能です。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに届きます。 ・勤怠管理システム シフト管理や打刻がチャットで行えます。 ・経費精算システム 経費申請の承認依頼がチャットに通知されます。 ・チャットボット 顧客からの問い合わせ対応やFAQの共有がスムーズに行えます。 ・メールソフト 顧客からのメール通知がチャットに届きます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。 公衆浴場業において、ビジネスチャットを効果的に活用することで、業務効率の向上とサービス品質の向上が期待できます
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