ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に写真業界では、クライアントとの迅速なコミュニケーションやチームメンバー間でのクリエイティブなアイデアの共有が重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
写真業では迅速な対応が求められることが多いため、ビジネスチャットは非常に有効です。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、写真編集ソフトやクラウドストレージなどのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定のクライアントとのやりとりだけでなく、特定のプロジェクトやアイデアに焦点を当てたコミュニケーションが実現します。写真業では特に重要で、特定のプロジェクトに関連したメッセージが集約され、情報の検索や特定のスキルを持つ人を探し出すことが容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
ビジネスチャットとメールには、それぞれ向き不向きがあります。写真業界でも、契約や正式な文書のやり取りにはメールが適している一方、迅速なプロジェクト進行にはチャットが役立ちます。そのため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。特に写真業では、チームプロジェクトが多い場合、個別の連絡よりも全体に向けた一括連絡が必要なことがあります。その際には、適切なツールを選ぶことが重要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、正式な契約やクライアントとのフォーマルなやり取りには不向きです。写真業では、契約書や重要な指示はメールで行うことが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。写真業では、クリエイティブなアイデアの共有やクライアントとの迅速な連絡が重視されるため、チャットに特化したタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
写真業では、クライアントや外部のクリエイターとのやりとりが日常的に発生します。そのため、社外とのやりとりができるビジネスチャットツールの選定が重要です。以下の2つのパターンがあります。 **トークルーム作成型**: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどが該当します。 **ゲスト参加型**: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。写真業界では以下の連携が特に有効です。 **web会議システム**: クライアントとの打ち合わせやチームミーティングがスムーズに行えます。 **タスク管理ツール**: 撮影スケジュールや編集タスクの進行状況を一元管理できます。 **クラウドストレージ**: 写真データの共有やバックアップが簡単に行えます。 **チャットボット**: 過去のプロジェクトやクライアント情報の迅速な参照が可能です。 これらの機能を活用することで、写真業界における業務効率を大幅に向上させることができます
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