ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。衣服裁縫修理業においても、ビジネスチャットを活用することで、顧客とのやり取りや社内のコミュニケーションを効率化できるでしょう。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
衣服裁縫修理業では、顧客からの急ぎの修理依頼や特定の要望に迅速に対応することが求められます。ビジネスチャットを利用すれば、メールと比較して挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、衣服裁縫修理業では、修理進捗や材料の入荷情報、顧客からの問い合わせなどを一元管理するために活用できます。これにより、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。衣服裁縫修理業では、特定の修理方法や材料に関するディスカッションを行う際に、情報が集約され、検索が容易になりますし、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、衣服裁縫修理業のように伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重要な場合もあるため、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、衣服裁縫修理業で複数のスタッフに同時にメッセージを送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。衣服裁縫修理業でも、正式な契約や重要な連絡はメールや書面で行う方が適切です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。例えば、衣服裁縫修理業では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが便利です。一方、メール、カレンダー、タスク管理などの様々な機能を1つのツールで賄いたい場合は、グループウェアタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。衣服裁縫修理業では、顧客や取引先とのやり取りが頻繁に発生するため、以下の2つのパターンのいずれか、または両方に対応している製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。情報の整理が必要になりますが、すべての情報を一元管理できます。 ゲスト参加型: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。衣服裁縫修理業においても、以下の連携が特に役立つでしょう。 web会議システム: 修理方法の説明や顧客との相談をスムーズに行えます。 タスク管理ツール: 修理の進捗管理や納期のリマインダーを設定できます。 ワークフローシステム: 修理依頼の承認や材料の発注手続きをチャットから行えます。 勤怠管理システム: スタッフの勤務状況をリアルタイムで確認できます。 経費精算システム: 経費申請や承認を効率化できます。 チャットボット: よくある質問への対応や過去の修理履歴の検索が容易になります。 メールソフト: 重要な連絡を一元管理できます。 受付システム: 来客通知を効率化し、顧客対応を迅速に行えます。 ビジネスチャットを適切に選び活用することで、衣服裁縫修理業の業務効率を大幅に向上させることができます
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