ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。映画業界においても、撮影現場やポストプロダクション、マーケティング部門など多岐にわたる関係者間での迅速な情報共有が求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、映画制作の各フェーズで必要な情報を効率的に伝達できます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
映画業界では、撮影スケジュールや変更点などが頻繁に発生します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、急な変更にも迅速に対応できます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。映画業界では、シナリオの修正、スケジュールの調整、予算の管理など多岐にわたる情報が飛び交うため、これらの情報を一元管理することで、効率的な運営が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。映画制作では、特定のシーンや技術的な課題、マーケティング戦略など、話題ごとにメッセージを集約することで、関連情報を簡単に検索でき、専門知識を持つスタッフを迅速に見つけ出すことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、映画業界のように多くの部署や外部関係者が関与する場合、チャットとメールのルールを明確に定義することが重要です。例えば、フォーマルな契約関係や重要な連絡はメールを使用し、日常的な連絡や迅速な情報共有にはチャットを利用するなどの使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、映画のキャストやクルー全員に一斉連絡をする際、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。このため、全体連絡にはメール、個別連絡や特定のグループでの協議にはチャットを使うといった使い分けが求められます。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。映画業界では、契約関係や法的な書類のやり取り、重要な決定事項などを記録として残す必要がある場合は、メールを使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。映画業界では、撮影スケジュールの管理やタスクの進行状況、関係者間の連携が重要となるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄えるグループウェアタイプも、プロジェクト全体の管理には有用です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
映画業界では、プロダクション会社、配給会社、広告代理店、俳優マネジメントなど、社外とのやりとりが頻繁に発生します。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。映画業界で特に有用な連携は以下の通りです。 ・web会議システム 映画のプレゼンテーションやリモートプロダクション会議の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール 撮影スケジュールやポストプロダクションの進行状況を管理するためのタスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 映画制作の承認プロセスや予算管理における承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 ・勤怠管理システム 映画制作現場のスタッフの勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 ・経費精算システム 映画制作にかかる経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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