ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。映画サービス業においては、映画の制作、配給、上映など多岐にわたる業務プロセスが存在しますが、ビジネスチャットはこれらのプロセス間の連携を円滑にするために非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。映画サービス業では、迅速な意思決定が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。映画制作やイベントのスケジュール管理、タスクの進捗状況なども一元管理できます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。映画サービス業では、制作スタッフ、配給担当者、マーケティングチームなど多岐にわたるチーム間での情報共有が求められますが、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、映画サービス業では、フォーマルな連絡（契約書や正式な依頼など）はメールで行い、日常的な業務連絡やアイデアの共有はチャットで行うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、映画の試写会やプレミアの案内を多数の関係者に送る場合、メールの方が適しているケースもあります。しかし、プロジェクトチーム内での迅速な意見共有にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。映画サービス業においても、契約関係や法的な合意が求められる場合はメールや他の正式な手段を使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。映画サービス業では、連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適していることが多いですが、全体の業務管理を一元化したい場合はグループウェアタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。映画サービス業では、外部の制作会社や配給会社との連携が必要となるため、次のような機能が重要です。 ・トークルーム作成型 ・ゲスト参加型
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。映画サービス業においても以下の連携が特に有効です。 web会議システム オンラインでの打ち合わせが多い映画サービス業では、web会議システムとの連携が不可欠です。 タスク管理ツール 映画制作の進行管理やマーケティングキャンペーンの進行管理などに役立ちます。 ワークフローシステム 承認プロセスの効率化により、迅速な意思決定が可能になります。 勤怠管理システム 撮影スタッフの勤怠管理にも役立ちます。 経費精算システム 撮影やプロモーションの経費精算を効率化できます。 チャットボット FAQ対応や資料の迅速な検索に役立ちます。 メールソフト 重要な連絡も見逃さずに対応できます。 受付システム 映画祭や試写会の来客対応にも便利です。 映画サービス業においては、ビジネスチャットの導入により、業務の効率化と情報の一元管理が実現することが期待できます
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