ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。娯楽業においては、イベントの企画や運営、スタッフ間の連絡、さらには顧客サポートまで、多岐にわたる用途でビジネスチャットが活用されます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。娯楽業では、迅速な対応が求められるシーンが多いため、スタンプや簡潔な返信などカジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。娯楽業では、イベント管理ソフトや予約システムなど多岐にわたるツールを使用するため、これらを一元管理することが効率化に寄与します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。娯楽業では、特定のイベントやプロジェクトに関する話題ごとにメッセージを集約することで、情報の検索や特定の知識を持つスタッフを探し出すことが容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。娯楽業では、顧客とのフォーマルな連絡はメールを使用し、スタッフ間の迅速な連絡はチャットを利用するなど、明確な使い分けが求められます。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。娯楽業では、多くのスタッフや関係者が関わるプロジェクトが多いため、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合は、適切なツールの選択が必要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。娯楽業では、契約や重要な連絡はメールを使用するなどの工夫が必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。娯楽業では、多機能なグループウェアタイプがイベント管理や顧客対応に役立つ場合がありますが、迅速な連携が求められる場合はチャットに特化したタイプがおすすめです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。娯楽業では、外部のパートナーやクライアントとの連携が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンを考慮すると良いでしょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。娯楽業において特に役立つ連携ツールは以下の通りです。 ・web会議システム イベントの打ち合わせやリハーサルに迅速に参加できます。 ・タスク管理ツール イベントの進行やスタッフの割り当てがスムーズになります。 ・ワークフローシステム イベントやプロジェクトの承認プロセスが効率化されます。 ・勤怠管理システム イベントスタッフのシフト管理が容易になります。 ・経費精算システム イベント経費の管理が効率化されます。 ・チャットボット 顧客からの問い合わせ対応やイベント情報の提供が迅速に行えます。 ・メールソフト 重要な顧客連絡をチャットと統合できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届き、受付業務が効率化されます。 これらのポイントを考慮して、娯楽業に最適なビジネスチャットツールを選定してください
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