ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。例えば、競輪・競馬等の競走場運営においても、ビジネスチャットは非常に有用です。競走場のスタッフや関係者との連絡を迅速に行うことができ、イベントの準備や運営に必要な情報をリアルタイムで共有できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。競輪・競馬等の競走場では、レースの進行状況や緊急連絡など、迅速な対応が求められる場面が多いため、ビジネスチャットのスピーディなコミュニケーションは非常に役立ちます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。競走場では、様々な部門や関係者からの情報を一元管理することで、効率的な運営が可能になります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、競輪競馬等のイベントごとの打ち合わせや特定の問題解決に関するディスカッションを効率的に行うことができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。競走場のような多岐にわたる業務環境では、チャットとメールの使い分けを明確にすることが重要です。特に、儀礼的な連絡や公式な文書はメールで、日常的な連絡や迅速な対応が求められるものはチャットで行うようにすると良いでしょう。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。競走場の関係者全員に一斉に情報を伝えたい場合、メールのBCC機能を使う方が効率的な場合もあります。ただし、部門ごとの情報共有や特定のプロジェクトチーム内での連絡にはビジネスチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。競走場の公式連絡や契約に関する重要なやり取りは、メールや他の正式なコミュニケーション手段を使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。競走場のように多彩な業務がある環境では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適していることが多いです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。競走場では多くの外部関係者と連絡を取り合う必要があるため、社外とのやりとりが容易な製品を選ぶことが重要です。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。競走場の様々なイベントやプロジェクトごとにトークルームを作成し、関係者を招待することで、情報の整理と共有がスムーズになります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。競走場の運営においては、外部の協力業者やスポンサーを招待し、必要な情報を効率的に共有することができます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。競走場においては、以下の連携が特に有効です。 ・web会議システム レース前の打ち合わせやイベントの準備会議を迅速に行うことができます。 ・タスク管理ツール 競走場の運営におけるタスクの進行状況をリアルタイムで把握し、適切な対応が可能になります。 ・ワークフローシステム 承認が必要な書類や手続きの通知をチャットで受け取り、迅速に対応することができます。 ・勤怠管理システム スタッフの勤怠情報をチャットで管理し、出退勤の確認やシフトの調整を効率化できます。 ・経費精算システム 経費精算の承認依頼や決済通知をチャットで受け取ることで、経理業務の効率を向上させます。 ・チャットボット 競走場関連の問い合わせ対応や過去のレース結果の参照などを自動化することができます。 ・メールソフト 重要なメールの受信通知をチャットで受け取り、一箇所で全てのコミュニケーションを管理することができます。 ・受付システム 来客通知をチャットで受け取り、競走場の訪問者対応を効率化します。
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