ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。競輪・競馬等の競技団においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。競技団における連絡や情報共有は迅速かつ正確であることが求められますが、ビジネスチャットはこれを実現するための強力なツールです。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
競輪・競馬等の競技団においては、業務のスピードが勝敗や業務効率に直接影響します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。競技団では、選手のスケジュール管理やレース情報の共有が重要ですが、ビジネスチャットを活用することでこれらの情報を一元管理できます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。競輪競馬等の競技団では、特定のレースやトレーニング方法についてのディスカッションを行う際に非常に有効です。話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。競輪・競馬等の競技団でも、儀礼的な連絡や公式な通知にはメールを使用し、日常的なコミュニケーションにはビジネスチャットを使うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。競技団でも大規模な連絡にはメールを併用することが望ましいです。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。競技団における公式な通知や記録が必要な連絡には、従来のメールや文書を使用する必要があります。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。競技団における連携ツールの要件に応じて選択することが重要です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
競輪・競馬等の競技団でも、外部のスポンサーやメディアとのやり取りが必要な場合があります。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。トークルーム作成型やゲスト参加型のどちらが適しているかを考慮して選びましょう。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
競技団の業務効率を向上させるために、他カテゴリのツールと連携するビジネスチャットを選ぶことが重要です。以下の連携例が競技団にとって特に有用です。 **web会議システム**: 選手やスタッフとのオンラインミーティングをスムーズに実施できます。 **タスク管理ツール**: トレーニングスケジュールやレース準備のタスクを管理できます。 **ワークフローシステム**: 組織内の承認プロセスを効率化できます。 **勤怠管理システム**: スタッフの勤怠管理が容易になります。 **経費精算システム**: 経費管理を効率化できます。 **チャットボット**: 選手やスタッフからの問い合わせに対して迅速に対応できます。 **メールソフト**: 重要な連絡を見逃さないために、メールの通知をチャットで受け取ることができます。 **受付システム**: 来客通知をチャットで受け取り、迅速に対応できます。 競輪・競馬等の競技団がビジネスチャットを導入する際には、これらのポイントを考慮することで、最適なツールを選び、業務効率を向上させることが可能です
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