ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に放送業界においては、リアルタイムでの情報共有が非常に重要です。放送局や制作チームは多くのステークホルダーと連携するため、迅速かつ効率的なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、制作現場や放送中の緊急な連絡にも対応できます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。放送業界では、特に生放送や緊急対応が必要な場合に、迅速なコミュニケーションが求められます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、制作進行状況や技術的なトラブルの報告など、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。放送業界では、特定の番組やプロジェクトに関する情報を一元管理できるため、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に放送業界では、公式な連絡や契約関連のやり取りはメールが適している一方、日常の業務連絡や緊急対応にはビジネスチャットが適しています。この使い分けを明確にする必要があります。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、制作チーム全体への一斉連絡が必要な場合、メールの方が効率的です。一方、特定のプロジェクトチームや小規模なグループでの連絡にはビジネスチャットが適しています。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。放送業界でも、契約関連や公式発表などのフォーマルなコミュニケーションはメールを使用する方が適しています。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。放送業界では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが特に有用です。制作スケジュールやタスク管理、ライブ配信の進行管理など、多機能な連携が求められるためです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。放送業界では、外部の制作会社やフリーランスのクリエイターとの連携が頻繁に発生するため、以下の2つのパターンの両方に対応している製品が特に便利です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。放送業界では、以下の連携が特に有用です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。制作会議や打ち合わせなどの頻度が高い放送業界では特に重要です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。制作スケジュールの進行管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。制作予算の承認や機材の手配など、迅速な対応が求められる場面で有用です。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。スタッフの出退勤管理が簡単になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。経費処理がスムーズになります。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。放送局への訪問者対応にも役立ちます。 放送業界におけるビジネスチャットの導入は、迅速な情報共有と効率的なコミュニケーションを実現し、制作現場や放送局の業務を円滑に進めるための重要なツールとなります
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