ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。公共放送業においては、アカウント管理機能を活用して、番組制作チームやニュース部門など、特定のプロジェクトメンバー同士でのみメッセージの交換を行うことができる製品が役立ちます。また、情報の機密性が高い業界であるため、アクセス権限の設定が非常に重要です。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。公共放送業では、ニュース速報や緊急事態の報告など、迅速な情報伝達が求められる場面が多いです。スタンプや簡潔な返信機能を活用して、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。公共放送業では、制作スケジュール、リソース管理、ニュースフィードなど、複数の情報源を一つのプラットフォームでまとめて管理することが重要です。これにより、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。公共放送業では、緊急ニュース、特別番組、技術的な問題などの話題ごとにメッセージを集約し、情報の検索や特定の専門知識を持つ人を迅速に見つけることが容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。公共放送業では、公式発表やフォーマルなコミュニケーションにはメールを使用し、迅速な情報共有や日常の連絡にはビジネスチャットを使用するなど、明確な使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全社的な連絡や大人数に対する通知はメールのほうが適しています。一方で、番組制作チームや特定のプロジェクトチーム内での連絡にはチャットが非常に有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやりとりなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。公共放送業では、公式声明や重要なやりとりはメールや公式文書で行うことが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。公共放送業では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が特に有用です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理などの機能を1つのツールで賄うことができ、包括的な管理が可能です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。公共放送業では、フリーランスのクリエイターや他のメディア企業とのコラボレーションが頻繁に行われるため、社外とのやり取りがスムーズにできる製品が求められます。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。公共放送業では、特に以下の連携が有用です。 ・web会議システム ニュース速報や緊急会議のため、迅速にweb会議に参加できる機能が重要です。 ・タスク管理ツール 制作スケジュールやタスクの進捗管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知が必要な場面で役立ちます。 ・勤怠管理システム スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握できます。 ・経費精算システム 経費申請の迅速な処理が可能です。 ・チャットボット 日常的な問い合わせや技術的な問題の解決に役立ちます。 ・メールソフト 重要連絡を一元管理できます。 ・受付システム 来訪者の管理や通知がスムーズになります。 公共放送業において、ビジネスチャットは迅速な情報共有と効率的な業務管理に貢献する一方で、適切な運用ルールを設定し、他のコミュニケーションツールとの使い分けを明確にすることが求められます
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