ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。民間放送業においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品が重宝されます。特に番組制作や広告営業など、複数の部署が協力する業務が多い民間放送業では、効率的なコミュニケーション手段が求められます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
民間放送業では、番組制作や広告のタイムラインが非常にタイトであるため、迅速なコミュニケーションが求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。民間放送業では、放送スケジュール、広告の進捗管理、視聴率データの共有など、様々な情報を一元管理することが求められます。ビジネスチャットを活用することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。民間放送業では、特定の番組やプロジェクトに関する情報が迅速に共有され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが求められる部署ではチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。民間放送業では、スポンサーや外部クリエイターとのやり取りが多いため、これらの点に留意する必要があります。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、番組スタッフ全員に一斉に連絡を取りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。民間放送業では、契約や重要な決定事項を記録する必要があるため、メールや他のフォーマルな手段を併用することが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。民間放送業では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが特に有用です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。民間放送業では、外部クリエイターや広告代理店との連携が頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのどちらか、もしくは両方に対応している製品を選ぶと良いでしょう。 ・トークルーム作成型：社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型：組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。民間放送業において特に重要な連携は以下の通りです。 ・web会議システム：番組制作会議や社外打ち合わせの際に役立ちます。 ・タスク管理ツール：番組制作や広告進行のタスク管理が容易になります。 ・ワークフローシステム：承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 ・勤怠管理システム：スタッフの勤怠状況をスムーズに管理できます。 ・経費精算システム：経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット：各種問い合わせに対し、迅速に対応できる体制を整えることができます。 ・受付システム：来客通知がチャットに届き、訪問者の待ち時間を短縮できます。 民間放送業においては、ビジネスチャットの導入は迅速なコミュニケーションと効率的な業務運営を実現するための強力なツールとなります。適切な製品を選び、必要な連携を行うことで、業務効率を大幅に向上させることが可能です
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