ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。有線放送業においても、アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、放送コンテンツの企画や制作進行、技術サポートなどの業務を円滑に進めることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
有線放送業では、放送スケジュールの変更や緊急対応が求められることが頻繁にあります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、有線放送業務においても、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、放送内容の確認やスタッフ間の連絡がスムーズに行えます。
話題に関するコミュニケーション
有線放送業では、特定の番組やプロジェクトに関するコミュニケーションが重要です。チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現し、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
有線放送業においても、メールとビジネスチャットにはそれぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なやり取りが必要な場合や、重要な連絡事項についてはメールを使う方が適している場合もあります。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、放送スタッフ全員に重要な連絡をする場合、メールの方が効率的です。しかし、特定のプロジェクトチーム内での連絡や、小規模なグループでの緊急対応にはチャットが適しています。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、正式な記録として残す必要があるフォーマルなコミュニケーションには向いていません。有線放送業においても、法的な記録が必要な場合や、契約に関するやり取りはメールを利用する方が安全です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
有線放送業では、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプのどちらが適しているかを考慮することが重要です。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができ、日々の業務を一元管理できます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
有線放送業では、外部の制作会社やクライアントとのやり取りが必要な場合も多いため、社外とのやり取りが可能なビジネスチャットツールを選ぶことが重要です。トークルーム作成型やゲスト参加型の選択肢を検討し、業務に最適な方法を選びましょう。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。有線放送業においても、以下のようなシステム連携が役立ちます。 **web会議システム:** 緊急会議や打ち合わせの通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール:** 放送スケジュールや制作進行のタスクの開始や期限がチャットに通知されることで、リマインダーとして利用できます。 **ワークフローシステム:** 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 **勤怠管理システム:** 勤怠に関する通知がチャットに届き、スタッフの出退勤管理がスムーズに行えます。 **経費精算システム:** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、経費管理が効率化されます。 **チャットボット:** 各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **受付システム:** 来客通知がチャットに届き、訪問者の対応が迅速に行えます。 有線放送業において、これらのシステム連携を活用することで、業務の効率化とコミュニケーションの向上が期待できます
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