ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。自動車整備業においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、特定の車両の整備プロジェクトや特定の顧客対応チームでの迅速な情報共有が可能になります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。自動車整備業では、例えば部品の在庫確認や緊急の修理依頼に対して迅速に対応する必要があります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。自動車整備業では、各整備士が個別に確認する必要がある情報を一元管理することができ、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、整備作業の進捗状況や部品の発注状況をリアルタイムで共有することができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。自動車整備業では、特定の車両の整備手順や過去の修理履歴に関する情報を話題ごとに集約し、検索を容易にすることができます。また、特定の知識を持つ整備士を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。自動車整備業では、整備報告書や顧客への正式な通知はメールで行い、日常の連絡や部品の在庫確認はチャットで行うなど、使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全社的な連絡や大規模なプロジェクトの進捗報告はメールで行うべきです。一方で、特定の整備チーム内での迅速な情報共有にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。自動車整備業では、整備記録や顧客との正式なやりとりはメールや他の適切な手段を利用することが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。自動車整備業では、整備士が現場でスマートフォンやタブレットを使って簡単に利用できるチャットに特化したタイプが便利です。一方、整備作業のスケジュール管理や部品の発注管理なども行う必要がある場合は、グループウェアタイプが適しているかもしれません。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。自動車整備業では、顧客とのコミュニケーションや部品供給業者との連絡が重要です。以下の2つのパターンを考慮しましょう。 トークルーム作成型： 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。顧客ごとやプロジェクトごとにトークルームを作成することで、情報を整理しやすくなります。 ゲスト参加型： 組織にゲストを招待し、参加させることができます。部品供給業者や外部の整備士を一時的に参加させることで、情報共有を迅速に行うことができます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。自動車整備業では、以下の連携が特に有用です。 web会議システム： リモートでの技術サポートやトレーニングに利用できます。 タスク管理ツール： 各整備作業のタスク管理をチャットで通知し、進捗をリアルタイムで把握できます。 ワークフローシステム： 整備作業の承認プロセスや部品発注の承認をチャットで行うことができます。 勤怠管理システム： 整備士の出退勤状況やシフト変更をチャットで確認・通知できます。 経費精算システム： 整備にかかる経費の申請や承認をチャットで通知し、迅速に処理できます。 チャットボット： 整備マニュアルや過去の修理履歴を簡単に検索できるチャットボットを活用することで、整備士の作業効率が向上します。 メールソフト： 顧客からの重要な連絡やメーカーからのリコール情報など、メールで受信した情報をチャットに通知し、迅速に対応できます。 受付システム： 来客や部品供給業者の訪問通知をチャットで受け取り、対応の手間を削減できます。 自動車整備業において、ビジネスチャットを効果的に活用することで、業務効率の向上とコミュニケーションの円滑化が期待できます
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