ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。ニュース供給業においては、特にタイムリーな情報の共有が重要であり、ビジネスチャットを利用することで迅速な情報伝達が可能となります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。このような機能は、ニュース供給業においても、特定のチームやプロジェクトに関する情報を効率的に管理するのに役立ちます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ニュース供給業においては、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、速報性が求められる情報の迅速な共有が可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。ニュース供給業では、複数の情報源やツールからの情報を一元化することで、情報の見落としを防ぐことができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ニュース供給業では、特定のトピックやニュースに関するディスカッションを行いやすくなり、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特にニュース供給業では、フォーマルな発表や公式声明はメールで行い、速報や内部連絡はチャットで行うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。ニュース供給業においても、全社員や大規模なチームに対する一斉連絡にはメールが適していますが、特定のチームやプロジェクトへの迅速な連絡にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。ニュース供給業では、公式発表や重要な連絡はメールや他の記録に残る手段を利用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ニュース供給業では、速報性と多機能性のバランスを考慮することが重要です。例えば、チャットに特化したタイプは迅速な情報共有が可能ですが、グループウェアタイプは他の業務ツールとの連携がスムーズです。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。ニュース供給業では、外部のパートナーやクライアントとのコミュニケーションも頻繁に行われるため、社外とのやり取りがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ニュース供給業においても、多種多様なツールからの情報を効率的に管理するために、以下のような他カテゴリとの連携が重要です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム ニュース供給業では、これらの連携を活用することで、業務の効率化と情報の一元管理が可能になります
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