民営職業紹介業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。民営職業紹介業においては、求職者と企業との連絡や、内部スタッフ間の情報共有が迅速かつ効率的に行えるため、ビジネスチャットの導入は非常に有益です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。民営職業紹介業では、求職者からの問い合わせや企業からの求人情報の確認が迅速に行えることが重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。民営職業紹介業では、求人情報、応募者情報、企業との契約情報など、多岐にわたる情報を一元管理することができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。民営職業紹介業では、特定の求人に関するディスカッションや、求職者のフォローアップに関する情報が一箇所に集約され、情報の検索や特定の知識を持つ人を探し出すことが容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。民営職業紹介業では、フォーマルな契約書のやりとりや重要な通知はメールで行い、日常的な連絡や情報共有はチャットで行うといった使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。民営職業紹介業では、特定のグループやプロジェクトごとにチャットルームを作成し、情報を共有することが効果的です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。民営職業紹介業では、契約関連や重要な連絡はメールで行う一方、日常的なやり取りや迅速な連絡はチャットを利用することで効率化を図ることができます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。民営職業紹介業では、迅速なコミュニケーションと多機能性が求められるため、用途に応じた選択が必要です。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。民営職業紹介業では、求職者や企業との個別のやり取りがしやすくなります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。民営職業紹介業では、企業や求職者とのやり取りが統一されたプラットフォームで行えるため、管理が容易です。
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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。民営職業紹介業では、企業や求職者との面談をスムーズに行うことができます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。民営職業紹介業では、求人案件の進捗管理やフォローアップ業務に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。民営職業紹介業では、契約書の承認や経費の決済など、迅速に行うことが可能です。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。民営職業紹介業では、スタッフの勤怠管理が効率化されます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。民営職業紹介業では、スタッフの経費精算がスムーズに行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。民営職業紹介業では、求職者からの問い合わせ対応や情報提供が自動化され、効率が向上します。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。民営職業紹介業では、重要な連絡を見逃すことなく一元管理できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。民営職業紹介業では、企業訪問者や求職者の来訪がスムーズに管理できます
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