人材派遣業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に人材派遣業においては、派遣社員と本社、クライアント企業との連携が重要です。ビジネスチャットを活用することで、アカウント管理機能を使ってアクセス権限の設定やグループの作成が可能になり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができます。このように、派遣先ごとにグループを作成し、迅速かつ効率的に情報を共有することができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。人材派遣業においては、派遣社員の配置やクライアントからの急な要望に迅速に対応する必要があります。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。人材派遣業では、派遣スタッフのシフト管理やクライアントからのフィードバックなど、多岐にわたる連絡が発生します。ビジネスチャットを活用することで、これらの情報を一元管理し、効率的に確認することができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。人材派遣業では、特定の案件やクライアントに関する情報を迅速に共有する必要があります。この機能を活用することで、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に人材派遣業では、フォーマルな連絡とカジュアルな連絡が混在するため、両者の使い分けを明確にすることが重要です。儀礼的なクライアントとのやり取りではメールを、迅速な社内連絡ではチャットを使用するなどの工夫が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。人材派遣業では、特定の派遣スタッフ全員に一斉に連絡を取りたい場合もありますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。この点を考慮し、適切な連絡手段を選ぶことが重要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。人材派遣業では、契約内容や重要な連絡事項を記録として残す必要があるため、メールや他のフォーマルな手段を併用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。人材派遣業では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが特に有用です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、全体的な業務効率を向上させたい場合に適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。人材派遣業では、派遣スタッフやクライアント企業と円滑にコミュニケーションを取るため、この機能は特に重要です。以下の2つのパターンがありますが、両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。人材派遣業において、以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。遠隔地にいる派遣スタッフとの連絡に便利です。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。派遣スタッフのスケジュール管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。派遣先企業との契約手続きや承認プロセスを効率化できます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。派遣スタッフの出勤・退勤管理に役立ちます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。派遣スタッフの経費管理を効率化します。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。過去の会話や共有ファイルの参照もスムーズです。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を見逃さずに対応できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者の対応を迅速に行い、派遣スタッフやクライアント企業との連携がスムーズになります
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