総合工事業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。総合工事業においては、工事請負契約やサブコントラクターとの契約など、多岐にわたる契約が発生します。これらの契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
総合工事業において、業務効率化の影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。工事プロジェクトは多くの関係者と契約が必要であり、迅速な対応が求められます。電子契約システムを導入することで、契約締結自体に要する時間が大幅に短縮され、プロジェクトの進行がスムーズになります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を迅速に参照でき、工期管理や法的リスクの低減にも寄与します。 また、電子契約システムのタイプによっては、契約締結の前段階である契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあり、大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。
費用削減
総合工事業においては、紙の契約書を扱うことにより多大なコストが発生します。印紙税、郵送代、紙代、保管費用などが具体例です。これらの費用を削減することができます。 さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。
コンプライアンス強化
総合工事業においては、契約内容の透明性と正確性が非常に重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
総合工事業でも、テレワークの普及とともに、電子契約システムの利点が増しています。契約書の内容確認や押印のために出社する必要がなくなり、リモートワーク環境でもスムーズに契約業務を行えます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。総合工事業においても、一部の契約書類には電子化の制約があるため、事前に確認が必要です。特に下請会社に対する受発注書面や労働条件通知書などが該当します。
契約の相手方の導入ハードル
総合工事業では、多くの下請業者やサブコントラクターが関与します。電子契約の導入に際しては、これらの相手方にも導入ハードルがあることを考慮する必要があります。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも電子契約システムに備え付けられた案内だけでは理解が足りない場合があります。その場合は、利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなど独自の工夫が求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 総合工事業においても、契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。
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