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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。建築工事業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。建築工事業における契約業務は、多くの場合で複数のステークホルダー(施主、元請け、下請け、資材供給業者など)が関与し、膨大な契約書類が発生しますが、これらをペーパーレス化することで業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

建築工事業において、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。建築工事のプロジェクトは時間とコストが厳密に管理されるため、契約締結自体に数日を要する紙ベースの方法は効率的ではありません。電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。建築工事業では、契約書保管用に倉庫を借りたり、過去の契約書を引っ張り出すことが頻繁に発生しますが、電子化によりこれらの手間が大幅に削減されます。

費用削減

建築工事業では、基本契約書や請負契約書などに印紙税がかかりますが、電子契約によりこれを削減できます。また、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用が低減されます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用です。さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、建築工事業の業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

建築工事業においても、2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが問題視されるようになりました。現場に出向かずとも電子契約化で契約業務を進めることができ、テレワーク推進に寄与します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

建築工事業においても、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされる書類があります。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などです。また、下請会社に対する受発注書面や労働条件通知書なども電子化に制約があります。

契約の相手方の導入ハードル

建築工事業においても、契約の相手方が電子契約システムを導入する際のハードルを考慮する必要があります。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、それでも説明が必要です。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

建築工事業では、契約内容に応じて立会人型署名か当事者型署名を選ぶ必要があります。重要度の高い契約には、実印レベルの当事者型署名が求められることが多いです。

2

システム連携から選ぶ

建築工事業における業務効率化を図るため、電子契約システムとCRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などとの連携が有効です。

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