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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。 染色整理業においても、受発注や業務委託契約、社内稟議など、広く同意の証を残す用途で電子契約システムを活用できます。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

染色整理業では、多くの場合、受発注や業務委託契約が頻繁に行われます。これらの契約のリードタイムが短縮されることで、業務の流れがスムーズになります。電子契約システムにより、契約締結後は自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、紙の契約書を保管するための倉庫スペースが不要となり、迅速な契約ファイルの検索が可能になります。

費用削減

染色整理業では、契約に関わる印紙税や郵送代、保管コストが大きな負担となることがあります。電子契約システムを導入することで、これらのコストを削減できます。また、業務効率化により、社員の業務時間を短縮し、人件費の削減も期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、染色整理業においても業務や契約内容が可視化されます。これにより契約書の紛失や改ざんを防ぎ、契約の履行を確実に行うことができます。また、法令遵守の観点からも、電子契約システムの導入は有効です。

テレワーク推進

2020年以降のテレワークの普及により、染色整理業においてもテレワークとハンコの相性の悪さが問題になっています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワークの推進が図れます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

染色整理業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。これらの制約を理解した上で、電子契約システムを導入することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

染色整理業においても、電子契約は契約の相手方の同意が必要です。相手方が電子証明書を取得する必要がある場合、費用や手間がかかることを考慮し、説明会を開催するなどの工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

染色整理業でも、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているか判断する必要があります。それぞれの署名方式の特徴を理解し、適切なシステムを選びましょう。

2

システム連携から選ぶ

染色整理業においても、電子契約システムとCRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が有効です。これにより、業務の一連の流れをスムーズに行うことができます。

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