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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 綱・網製造業においても、取引先との契約や内部の管理が多岐にわたるため、電子契約システムの導入は重要です。特に製造業では、材料の調達や製品の出荷に関する契約が頻繁に発生し、迅速かつ正確な管理が求められます。電子契約システムを導入することで、これらの契約プロセスを効率化し、業務のスピードと精度を向上させることができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

綱・網製造業では、契約の締結が迅速であることが業務効率に直結します。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。材料の調達や製品の出荷において、迅速な契約が可能となるため、業務全体の流れがスムーズになります。また、契約の保管と期限管理が自動化されるため、過去の契約内容を迅速に検索でき、必要なときにすぐに確認することができます。

費用削減

電子契約システムにより、印紙税、郵送代、保管費用などのコストが削減されます。製造業では特に大量の契約書類が発生するため、これらの費用削減効果は大きいです。さらに、業務効率化によって間接的な人件費の抑制も見込めます。契約関連の業務負担が軽減されることで、社員はより生産的な活動に集中できるようになります。

コンプライアンス強化

電子契約システムを導入することで、契約内容や業務プロセスが可視化され、コンプライアンスの強化につながります。綱・網製造業では、品質管理や納期遵守が重要であり、契約の抜け漏れを防ぎ、確実な債務履行が求められます。電子契約システムにより、契約書の紛失や改ざんを防ぐことができ、法的トラブルを未然に防止します。

テレワーク推進

綱網製造業においても、テレワークを導入する企業が増えています。電子契約システムを活用することで、契約書の確認や署名のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境でもスムーズに業務を進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

綱・網製造業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。例えば、労働条件通知書や派遣労働者への契約書など、特定の契約書類については電子化が難しい場合があります。事前に確認し、電子化が可能な書類とそうでない書類を明確に区別することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

綱・網製造業では、多くの取引先やサプライヤーが関与するため、相手方が電子契約システムの導入に同意することが前提となります。特に、相手方が小規模な企業である場合、電子証明書の取得やシステムの導入に対するハードルが高くなることがあります。相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を丁寧に説明し、理解を促すことが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は、比較的手軽に導入できるため、取引先が多数ある場合に適しています。一方、重要な契約や法的効力が求められる場合は、当事者型署名を選ぶことが推奨されます。綱・網製造業では、契約の内容や重要度に応じて適切な署名方式を選ぶことが重要です。

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システム連携から選ぶ

綱・網製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフトとの連携が求められる場合があります。契約前後の業務を効率化するために、これらのシステムとの連携が可能な電子契約システムを選ぶことが重要です。また、ワークフローシステムや電子決済サービスとの連携も検討する価値があります。

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