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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。帽子製造業においても、サプライヤーやクライアントとの契約、受発注、社内稟議などの業務を効率化できます。電子署名により「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。これにより、ペーパーレス化が進み、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

帽子製造業においても、サプライチェーンの迅速な対応が求められます。電子契約システムを導入すれば、契約締結のリードタイムが無くなり、迅速に取引を開始できます。例えば、新しいデザインの帽子を製造する際の素材供給契約などが即座に完了するため、製品の市場投入が早まります。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。

費用削減

帽子製造業では、大量の契約書や発注書が発生するため、これらを電子化することで大幅な費用削減が期待できます。例えば、印紙税、郵送代、紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが削減されます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込めます。

コンプライアンス強化

電子契約システムにより、帽子製造業の契約内容や業務が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

帽子製造業でも、特に設計や営業部門ではテレワークが増えています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、テレワーク環境が整備されます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

帽子製造業でも、特定の契約書類に電子化の制約がある場合があります。例えば、下請会社に対する受発注書面は相手方の同意が必要です。導入前に自社が取り扱う書類の電子化の可否を確認する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。帽子製造業の取引先がまだ電子契約システムを導入していない場合、教育やサポートが求められます。特に、中小のサプライヤーや取引先に対しては、導入のメリットを説明し、理解を促すための説明会の開催や資料の提供が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は比較的手軽に導入でき、普及しています。帽子製造業の取引先も導入しやすいでしょう。一方、実印レベルの当事者型署名が必要な場合は、相手方の同意を得る必要があります。

2

システム連携から選ぶ

帽子製造業では、以下のようなシステム連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト: 顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信します。 ワークフローシステム: 社内稟議と契約ファイル送信を自動化し、コンプライアンスを強化します。 電子決済: 契約と支払いを同時に済ませることで、未回収リスクを低減します。

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