出版印刷業向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。出版印刷業においては、著作権契約や印刷発注契約、ライセンス契約など、多種多様な契約を迅速かつ効率的に行うことが求められます。電子契約システムを導入することで、これらの契約業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減といったメリットを享受できます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
出版印刷業では、契約締結のリードタイムが短縮されることが大きなメリットです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後の紙のプロセスは時間がかかります。出版印刷業においては、印刷物の納期が厳しい場合が多いため、電子契約システムを利用することで契約締結のスピードが向上し、業務が円滑に進みます。さらに、電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、契約期限管理も容易になります。これにより、出版物の発行スケジュールや印刷納期の管理が効率化されます。
費用削減
出版印刷業における費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。著作権契約や印刷発注契約など、印紙税の対象となる契約が多いため、電子契約システムを導入することでこれらの費用を削減できます。また、郵送代や紙代、保管費用などのコストも削減でき、業務効率化による人件費の削減も期待できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、契約業務が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。出版印刷業では、著作権の取り扱いやライセンス契約が重要なポイントとなるため、電子契約システムを利用することで、契約内容の透明性が向上し、コンプライアンスが強化されます。
テレワーク推進
出版印刷業界においてもテレワークが普及している現代、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、リモートでの契約締結が可能となります。これにより、業務の柔軟性が向上し、働き方改革にも寄与します。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
出版印刷業においても、法律により電子化に制約がある書類があります。例えば、著作権契約に関する特殊な書類や、特定の業界規制に関わる書類などです。これらの書類については、事前に電子化の可否を確認する必要があります。
契約の相手方の導入ハードル
出版印刷業では、著者や出版社、印刷会社など多岐にわたる契約相手が存在します。電子契約を導入する際、これらの相手方が電子契約システムを理解し、利用できる状態にあることが重要です。相手方に対する説明やサポートが必要になる場合があります。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
出版印刷業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶかを検討する必要があります。一般的な契約には立会人型署名が適していますが、重要な著作権契約などには当事者型署名が適している場合があります。
2
システム連携から選ぶ
出版印刷業においては、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が有効です。例えば、著者情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信するプロセスを自動化することで、業務効率が向上します。
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