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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 煉炭・豆炭製造業においても、原材料の調達や製造委託、販売契約などさまざまな契約が必要です。これらの業務を電子契約システムを活用して効率化することで、製造プロセスのスムーズな進行をサポートします。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

煉炭・豆炭製造業では、原材料の仕入れ契約や製品の販売契約が頻繁に行われます。これらの契約締結のリードタイムが短縮されることで、製造スケジュールや供給チェーンの管理が容易になります。紙の契約書のやり取りがなくなり、契約締結から数分で完了するため、業務の迅速化が図れます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書の検索や管理が簡単になり、書類の紛失や保管場所の問題を解消できます。

費用削減

煉炭・豆炭製造業でも、電子契約により印紙税や郵送代、紙代、保管コストなどの削減が期待できます。これにより、製造業務にかかるコスト全体を抑えることができ、経営効率が向上します。 また、業務効率化によって間接的に人件費の削減も見込めます。契約業務にかかる時間が短縮されることで、従業員が他の重要な業務に集中できるようになります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

煉炭豆炭製造業でも、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを導入することで、契約のために出社する必要がなくなり、リモートワーク環境でもスムーズに業務を進めることができます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

煉炭・豆炭製造業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。これらの制約に注意し、適切に対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのものです。相手方が電子契約に慣れていない場合、導入ハードルを低くするための説明やサポートが必要です。また、相手方の理解を得るために説明会を開催することも有効です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

煉炭・豆炭製造業における契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。例えば、重要な取引契約には当事者型署名を使用することが推奨されます。

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システム連携から選ぶ

煉炭・豆炭製造業では、原材料の調達や製品の販売に関連するシステム(CRM、SFA、営業管理ソフトなど)と連携することが有効です。これにより、契約前後の業務を一元管理し、業務効率を高めることができます。

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