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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 なめし革製造業においても、電子契約システムを導入することで、原材料の仕入れ契約や製品の販売契約、さらには労働契約など多岐にわたる契約業務を効率化できます。また、品質管理やトレーサビリティの観点からも、契約内容をデジタルで一元管理することで、透明性が向上し、信頼性の確保に繋がります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

なめし革製造業では、原材料の仕入れ先や販売先との間で頻繁に契約が交わされます。電子契約システムを導入することで、これらの契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。従来はプリントアウト、製本、押印、郵送を経て契約締結に至るまで数日を要しましたが、電子契約なら数分で完了します。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の紛失や保管場所の問題が解消されます。

費用削減

なめし革製造業では、大量の契約書を扱うことが日常的です。電子契約システムの導入により、印紙税の削減はもちろん、郵送代、紙代、保管費用などの直接的なコストの削減が期待できます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。特に、契約管理にかかる時間が大幅に短縮されるため、他の重要な業務にリソースを割くことができます。

コンプライアンス強化

電子契約システムを導入することで、契約内容がデジタルで一元管理されるため、業務の抜け漏れが減少します。なめし革製造業では、原材料の品質や納期に関する契約が重要であり、これらの契約内容が可視化されることで、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

なめし革製造業でも、テレワークの普及が進んでおり、契約業務をリモートで行う必要性が増しています。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、完全なリモートワークが実現できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。なめし革製造業で特に注意が必要な書類としては、下請会社に対する受発注書面や労働条件通知書などが挙げられます。これらの書類については、電子化の制約を理解し、適切に対応することが求められます。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのものであるため、相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。特に、なめし革製造業の取引先が中小企業である場合、電子契約システムの導入が難しいことがあります。このような場合は、契約相手に対してシステムの利点や導入手順を丁寧に説明し、理解を促すことが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者が電子証明書の名義を持ち、認印レベルの電子署名です。当事者型署名は契約当事者が電子証明書の名義を持ち、実印レベルの電子署名です。なめし革製造業では、契約内容に応じて適切な署名方式を選択することが重要です。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は営業活動から始まり、受注、納品、支払いという一連の業務の一工程として行われます。CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。 ワークフローシステム 契約に関する社内稟議と契約の相手方に対する契約ファイル送信を自動化することができます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。

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