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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 革製履物製造業においても、原材料の仕入れや販売契約、業務委託契約など多岐にわたる契約が日常的に発生します。これらの業務を効率化し、正確かつ迅速に進めるために電子契約システムの導入が求められます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

革製履物製造業では、特に素材の仕入れや製品の納品に関わる契約が頻繁に行われます。これらの契約は迅速に進めることが求められますが、紙ベースの契約ではリードタイムが長くなりがちです。電子契約なら数分で契約締結が可能となり、在庫管理や生産計画への影響を最小限に抑えることができます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。この点は、革製履物製造業における多岐にわたる取引先との契約管理においても大いに役立ちます。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。革製履物製造業においても、請負契約や販売契約にかかる印紙税が削減される点は大きなメリットです。また、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用が削減されます。 さらに、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

革製履物製造業においても、電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。

テレワーク推進

革製履物製造業における製造現場では出社が必要な場合も多いですが、事務業務や営業活動においてはテレワークが可能です。電子契約システムの導入により、リモートでの契約締結が可能となり、業務の柔軟性が高まります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

革製履物製造業でも、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされる書類が存在します。これらの書類については、事前に確認し対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

革製履物製造業の取引先が多岐にわたる場合、電子契約の導入に対する理解や協力を得るための時間と労力が必要です。相手方にとっての導入ハードルを考慮し、説明資料を用意するなどの工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

革製履物製造業における契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。立会人型署名は認印レベル、当事者型署名は実印レベルの電子署名です。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を自動化できます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、未回収リスクの低減に繋がります。

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