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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

革製手袋製造業において、電子契約システムは契約業務をデジタル化するための重要なツールです。従来の紙ベースの契約業務を電子化することで、契約プロセスの効率化やコスト削減が期待できます。電子署名によって契約の同意が改ざん不可能な形で記録され、本人確認の役割を果たします。契約は電子契約システム上やメールで保管され、ペーパーレス化を実現します。これは、受発注や社内稟議など、革製手袋の製造業務における多様な場面で活用できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

革製手袋製造業では、契約の締結スピードが生産ラインのスムーズな運営に直結します。紙ベースの契約では、印刷、製本、押印、郵送などに時間がかかりますが、電子契約システムを利用することで、これらのプロセスが数分で完了します。契約締結後はシステム上で自動的に保管され、検索や期限管理も容易になります。これは、例えば大量の受発注契約を扱う際に非常に有効です。

費用削減

革製手袋製造業においても、電子契約は印紙税、郵送代、保管費用などを削減するのに役立ちます。例えば、契約書の保管スペースとして倉庫を借りる必要がなくなり、紙やインクのコストも削減できます。業務効率化により、人件費の削減も期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムは契約内容を可視化するため、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。紙の契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぎ、法的なトラブルを回避できます。特に、革製手袋製造業においては、品質管理や納期遵守が重要なため、コンプライアンスの強化は大きなメリットとなります。

テレワーク推進

2020年以降、テレワークが普及していますが、革製手袋製造業においても電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなります。これにより、リモートワーク環境でも効率的に契約業務を進められます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

革製手袋製造業においても、法律により紙での保管が必要な書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。これらに該当する書類がある場合は、事前に確認しておく必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムを導入する際、取引先が電子契約に対応していない場合は、導入が難航することがあります。相手方に対して、電子契約の利便性や導入手順を説明し、理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は手軽に導入できる一方、当事者型署名は実印レベルの信頼性を持ちます。革製手袋製造業において、どの程度の信頼性が求められるかに応じて選択すると良いでしょう。

2

システム連携から選ぶ

CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済など、他のシステムと連携することで効率化が図れます。例えば、CRMから自動的に契約ファイルを作成し、契約の相手方に送信することができます。

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