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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 かばん製造業においても、多くのビジネス契約や取引が発生します。例えば、材料の仕入れ契約、製造委託契約、販売代理店契約など、さまざまな契約が存在します。これらの契約を電子化することで、契約の手続きを迅速かつ効率的に行うことが可能となります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

かばん製造業では、多くのサプライチェーンパートナーとの契約が必要となります。材料の仕入れ先や製造パートナーとの契約は、迅速に締結されることが求められます。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、紙ベースの契約手続きにかかる手間を省けます。特に、海外のパートナーとの契約においては、郵送の遅延が発生しないため、業務のスピードが向上します。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。かばん製造業では、契約書の量が多いため、印紙税の負担が大きくなります。電子契約を導入することで、この負担を軽減できます。また、郵送代や紙代、保管費用なども削減でき、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込めます。これにより、製造コストを削減し、利益率を向上させることが可能です。

コンプライアンス強化

かばん製造業では、品質管理やサプライチェーンの透明性が重要です。電子契約システムを利用することで、契約内容が明確に可視化され、業務の抜け漏れが減少します。また、契約書の紛失や劣化、改ざんのリスクを防ぐことができます。

テレワーク推進

かばん製造業も近年、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを利用することで、契約手続きのために出社する必要がなくなり、リモートワークを推進できます。これにより、業務の柔軟性が高まり、働きやすい環境を整えることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。かばん製造業においても、下請け企業との受発注書面や労働条件通知書など、特定の書類が該当する場合がありますので、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

かばん製造業では、サプライチェーン全体での電子契約の導入が必要です。相手方となる企業が電子契約システムを導入していない場合、説明会やガイドを提供し、導入を促す必要があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は、相手方も手軽に導入できるため、かばん製造業のサプライチェーン全体での導入が比較的容易です。一方、重要な取引には当事者型署名を選ぶことを検討すると良いでしょう。

2

システム連携から選ぶ

かばん製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が有効です。契約前後の業務を一元管理できるため、業務効率化が図れます。

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