耐火物製造業向けの電子契約システム(シェア上位)
電子契約システムとは?
更新:2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 耐火物製造業においては、特に取引先との契約や技術提携、製品の受発注において電子契約システムが活用されます。規模の大きいプロジェクトや継続的な取引において、迅速かつ確実に契約を締結することが求められます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
耐火物製造業においては、契約締結のリードタイムが短縮されることで、製品開発や納品スケジュールの遅延を防ぐことができます。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。耐火物製造業では、多数の契約や技術資料を管理する必要があり、これに多大な時間と工数がかかることが少なくありません。電子契約システムを導入することで、これらの作業を大幅に効率化できます。
費用削減
電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。特に耐火物製造業では、高額の取引が多いため、印紙税の削減効果は非常に大きいです。 次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。
コンプライアンス強化
耐火物製造業においては、特許や技術ライセンス契約など、機密性の高い契約が多く存在します。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。
テレワーク推進
耐火物製造業でも、設計や営業、管理部門などではテレワークが推進されています。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。耐火物製造業でも、特定の業界や事業形態に関わる書類については、注意が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。特に耐火物製造業では、取引先が多岐にわたるため、相手方の理解と協力が重要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。耐火物製造業では、契約内容に応じて最適な署名形式を選ぶことが重要です。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。耐火物製造業においても、これらのシステム連携が業務効率化に役立ちます。
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