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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 非鉄1次製錬業においても、原材料の調達や製品の販売、設備のリース契約など多岐にわたる契約業務が日常的に行われています。これらの業務を電子契約システムで効率化することで、作業時間の短縮や業務コストの削減が期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

非鉄1次製錬業では、原材料の調達や製品の受発注など、タイムリーな契約締結が求められる場面が多いです。電子契約システムを導入することで、契約条件の交渉後、迅速に契約を締結することが可能となり、リードタイムを大幅に短縮できます。紙ベースの契約書管理から解放され、契約書の検索や契約期限の管理もシステム上で簡単に行えるため、業務の効率化が図れます。

費用削減

電子契約システムを導入することで、印紙税の削減や郵送代、保管コストの削減が実現します。非鉄1次製錬業では大量の契約書が発生するため、これらのコスト削減は大きなメリットとなります。さらに、業務効率化による人件費の抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

非鉄1次製錬業においても、契約内容の可視化や業務の抜け漏れ防止、契約書の紛失や改ざん防止など、コンプライアンスの強化が重要です。電子契約システムを導入することで、これらのリスクを軽減し、法令遵守を徹底できます。

テレワーク推進

非鉄1次製錬業では現場作業が多いものの、管理部門や営業部門などのテレワーク推進も重要です。電子契約システムを活用することで、契約業務のためだけに出社する必要がなくなり、テレワーク環境を整備する一助となります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

非鉄1次製錬業においても、法律により電子化が制約される書類が存在します。例えば、特定の商取引や労働契約書などが該当します。これらの書類については、電子化の可否を事前に確認し、適切に対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

非鉄1次製錬業の取引先や協力会社が電子契約システムを導入していない場合、相手方の同意や理解を得ることが課題となります。導入説明会やサポート体制を整え、スムーズに電子契約を進める工夫が求められます。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

非鉄1次製錬業の契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。取引の重要性や法的要件に応じて選択することが重要です。

2

システム連携から選ぶ

非鉄1次製錬業では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムとの連携が重要です。これにより、契約業務の自動化や効率化が図れます。また、電子決済サービスとの連携も検討することで、取引の迅速な完結が可能となります。

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