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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。ボルト・ナット製造業においても、原材料の仕入れ契約や製品の納品契約など多くの契約が発生します。これらの契約業務を電子署名を加えることで効率的に処理できるのが電子契約システムです。電子署名により「誰が同意したか」を改ざん不可能な形で記録し、本人性を保証します。契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管され、業務のペーパーレス化に寄与します。製造業では特に大量の契約書が発生するため、電子契約システムの導入により業務効率化や費用削減が期待されます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

ボルト・ナット製造業では、原材料の仕入れや製品の納品など、契約締結のリードタイムが業務の進行に大きく影響します。電子契約システムを導入することで、契約締結にかかる時間が数日から数分に短縮されます。さらに、契約締結後のファイルは電子的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、紙の契約書を保管するための倉庫やキャビネットが不要になり、過去の契約書を探す手間も省けます。

費用削減

ボルト・ナット製造業では、契約業務に紙を使用することで発生するコストが少なくありません。電子契約システムの導入により、印紙税の削減や郵送代、紙代、保管費用などが削減されます。さらに、業務効率化による人件費の抑制も期待できます。特に大量の契約書を扱う製造業では、これらのコスト削減効果が大きいです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容や業務プロセスが可視化され、業務の抜け漏れが減少します。ボルト・ナット製造業では、品質管理や納期管理が重要となるため、契約内容の改ざんや紛失を防ぐことで信頼性が向上します。

テレワーク推進

電子契約システムを導入することで、紙の契約書に依存することなく業務を進行できるため、テレワークの推進にも寄与します。特に製造業では、現場とオフィスの連携が重要であり、電子契約システムを活用することで、場所を問わず契約業務を行えます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

ボルト・ナット製造業でも、特定の契約書類については法律により紙での保存が求められる場合があります。例えば、定期賃貸借契約や特定商取引法に基づく書類などです。これらの書類は電子化が難しいため、注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

ボルト・ナット製造業の取引先や下請け業者が電子契約システムに対応していない場合、導入がスムーズに進まない可能性があります。相手方に電子契約のメリットや導入手順を理解してもらうための説明会や資料の提供が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが重要です。一般的な取引では立会人型署名が適していますが、重要な契約では当事者型署名を選ぶべきです。

2

システム連携から選ぶ

ボルト・ナット製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフトとの連携が有効です。これにより、営業活動から契約締結、納品、支払いまでの一連のプロセスをシームレスに管理できます。さらに、ワークフローシステムや電子決済サービスとの連携も検討することで、業務効率を向上させることができます。

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